CONDITIONS GÉNÉRALES D'HÉBERGEMENT

1 – OBJET

Les présentes conditions générales de service (ci-après « Conditions Générales d’Hébergement ») ont pour objet de définir les modalités et les conditions selon lesquelles Dokos SAS, société par actions simplifiée immatriculée au RCS de Nancy sous le numéro 824 710 776 R.C.S. Nancy (ci-après « Dokos SAS »), fournit au Client des services d’hébergement et autres prestations associées. Dokos SAS et le Client sont ci-après désignés individuellement comme « Partie » et ensemble comme « Parties ». Les services fournis gratuitement par Dokos SAS sont également régis par les présentes Conditions Générales d'Hébergement.

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2 – DÉFINITIONS

Client : Toute personne morale qui utilise les services conformément à la Proposition de service à des fins strictement professionnelles.

Contrat : L’ensemble contractuel constitué par la Proposition de service et/ou devis, les Conditions générales de Vente et les présentes Conditions Générales d’Hébergement.

Données Personnelles : Toute donnée relative à une personne physique identifiée ou identifiable, conformément à la Réglementation applicable sur la protection des données.

Intervenant(s) : Les personnes désignées par Dokos SAS pour réaliser les Prestations.

Logiciels : Ensemble des logiciels, y compris ceux accessibles en mode SaaS, mis à disposition du Client par Dokos SAS dans le cadre de l'exécution des Prestations.

Prestations : Tous les services fournis par Dokos SAS, tels que la gestion externalisée des systèmes informatiques, le support technique, l’audit technique, la maintenance informatique, etc.

Proposition de service : Document contractuel décrivant les Prestations et leur contrepartie financière.

Ressources du Client : Ensemble des éléments logiciels, matériels et documentaires nécessaires fournis par le Client à Dokos SAS pour l’exécution des Prestations.

Réglementation sur les Données Personnelles : Ensemble des lois et règlements relatifs à la protection des données personnelles, incluant le RGPD, la loi Informatique et Libertés modifiée, et les décisions de la CNIL.

CPU : (Central Processing Unit), ou processeur en français, joue un rôle clé dans le fonctionnement des logiciels, notamment les logiciels SaaS (Software as a Service) comme Dokos. Dans ce contexte, la consommation de CPU fait référence à la quantité de ressources ( ou temps de calcul ) que le logiciel utilise pour traiter les demandes et exécuter les tâches.

Par exemple, lorsque vous utilisez Dokos pour gérer des données, chaque action (comme charger un fichier, générer un rapport ou traiter des données) nécessite une certaine puissance de calcul du CPU. Certaines applications utilisent beaucoup de CPU, cela peut entraîner une charge importante sur nos serveurs.

Informations Confidentielles : Toutes informations divulguées par une partie (la "Partie Communicante") à l'autre partie (la "Partie Bénéficiaire"), que ce soit oralement ou par écrit, qui sont désignées comme confidentielles ou qui devraient raisonnablement être comprises comme étant confidentielles étant donné la nature des informations et les circonstances de la divulgation. En particulier, toute information liée aux activités, aux affaires, aux produits, aux développements, aux secrets commerciaux, au savoir-faire, au personnel, aux clients et aux fournisseurs de l'une des parties doit être considérée comme confidentielle.

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3 – POLITIQUE DE SÉCURITÉ DU SYSTÈME D’INFORMATION

Dokos SAS applique une Plan d’Assurance Sécurité afin d'assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données hébergées. Cette politique est accessible sur demande et fait partie intégrante du Contrat.

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4 – SOUS-TRAITANCE

Dokos SAS se réserve le droit de sous-traiter tout ou partie des Prestations. En cas de changement de sous-traitant susceptible d’accéder aux données du Client, Dokos SAS s’engage à en informer le Client préalablement et à s’assurer que le sous-traitant respecte les mêmes obligations en matière de protection des données. Les sous-traitants concernés sont détaillés dans une annexe spécifique du Contrat, conformément à l’article 28 du RGPD.

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5 – DURÉE DES PRESTATIONS – RENOUVELLEMENT – INTERRUPTION

Les présentes Conditions Générales d’Hébergement prennent effet à la date de signature du contrat et s’appliquent pour la durée spécifiée dans celui-ci.

Prestation à reconduction tacite :

La durée initiale du présent contrat est fixée à un (1) mois calendaire, renouvelable automatiquement à la fin de chaque période mensuelle, sauf résiliation conformément aux modalités définies ci-après. La facturation est émise en début de chaque mois pour la période du mois en cours. En cas de signature du contrat en cours de mois, la première facture sera calculée au prorata temporis du nombre de jours restants jusqu'à la fin du mois calendaire en cours.

Résiliation :

Le Client peut résilier le contrat à tout moment, sous réserve de fournir un préavis écrit de trente (30) jours avant la fin de la période mensuelle en cours, soit par courrier recommandé avec accusé de réception, soit par email à l'adresse : help@dokos.io. La résiliation prendra effet à la fin du mois suivant la réception du préavis. En cas de résiliation, aucun remboursement partiel ne sera effectué pour la période déjà facturée.

Dans le cas où l'une des parties ne remplit pas ses obligations découlant du présent contrat, et si une telle violation n’est pas résolue dans les 30 jours civils à compter de la notification écrite de cette violation, le présent contrat peut être résilié immédiatement par la partie qui n'a pas commis la violation.

En outre, DOKOS SAS peut résilier le contrat immédiatement dans le cas où le Client ne paie pas les frais applicables pour les services à la date d'échéance indiquée sur la facture correspondante. Une majoration de 50 % pour couvrir les frais de gestion engendrés par cette infraction.

Dokos SAS se réserve également le droit d’interrompre le service en cas de risque pour la sécurité de ses infrastructures ou de celles des autres clients, et ce, sans préavis.

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6 – TARIFICATION ET RÉVISION DES PRIX

6.1 Tarifs

Les tarifs standards pour le contrat d'abonnement à l’hébergement du Logiciel fourni par DOKOS SAS sont basés sur les ressources informatiques / temps de calcul ( CPU ) consommés chaque mois et l’espace disque nécessaire et précisés par écrit à la signature du contrat.

Pendant la durée du contrat, si le Client à consommer plus de CPU, de base de données ou de capacité de stockage que spécifié au moment de la signature du présent Contrat, le Client accepte de basculer sur le forfait supérieur correspondant à sa consommation.

Les tarifs en vigueur au 01 septembre 2024 (affichés hors TVA) :

Tarifs pour un hébergement mutualisé :

L'hébergement mutualisé désigne l'attribution d'une portion des ressources d'un serveur partagé entre plusieurs utilisateurs. Il implique que le client accepte que les performances de son site puissent être impactées par l'activité des autres utilisateurs partageant le même serveur. L'hébergeur s'engage à maintenir un équilibre équitable des ressources entre les utilisateurs, dans le respect des conditions de service et des limites contractuelles définies.

Tarifs pour un hébergement dédié :

L’hébergement dédié est destiné aux clients nécessitant des ressources exclusives pour leurs applications Dokos, garantissant des performances optimales, non affectées par le trafic ou la charge d’autres sites. Le client bénéficie de deux serveurs dédiés (un pour l’application et un pour la base de données) ainsi que de ressources illimitées pour la création de benchs et de sites.

Tous les forfaits d'hébergement dédiés incluent un support tecnhique standart et un support premium de niveau II ( nos garanties de niveau de service sont détaillés en annexe 1 ).

Cette tarification est sujette à révision en fonction des besoins du client ou des mises à jour des services fournis. Pour toute demande particulière, un devis personnalisé pourra être établi.

6.2. Modification des prix en cours de contrat

Dokos SAS se réserve également le droit de modifier les prix en cas d’évolution significative des conditions économiques ou législatives, telles qu’une augmentation des coûts de production, de main-d'œuvre, des fluctuations des indices de référence ou des modifications de la réglementation applicable.

Dans cette hypothèse, le Client sera informé par écrit avec un préavis de 60 jours. Si le Client n’accepte pas cette modification, il pourra résilier le contrat sans pénalité en adressant une notification écrite dans un délai de 30 jours suivant la réception de l’avis de modification. À défaut, les nouveaux prix seront réputés acceptés par le Client et prendront effet à la date précisée dans l’avis de modification

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7 – FACTURATION ET RÈGLEMENT

Les paiements doivent intervenir à la date indiquée sur la facture.

Dans le cas où l'une des parties ne remplit pas ses obligations découlant du présent contrat, et si une telle violation n’est pas résolue dans les 30 jours civils à compter de la notification écrite de cette violation, le présent contrat peut être résilié immédiatement par la partie qui n'a pas commis la violation.

En outre, Dokos SAS peut résilier le contrat immédiatement dans le cas où le Client ne paie pas les frais applicables pour les services à la date d'échéance indiquée sur la facture correspondante. Une majoration de 50 % pour couvrir les frais de gestion engendrés par cette infraction.

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8 - TRAÇABILITÉ

Dokos SAS s’engage à mettre en œuvre les infrastructures de traçabilité nécessaires au suivi des connexions concernant les accès à l’infrastructure des personnes habilitées (administrateurs, éditeurs et autres tiers).

Dokos Sas assure la traçabilité de l’ensemble des actions réalisées au titre de l’hébergement.

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9 – RESPONSABILITÉ ET ASSURANCES

Dokos SAS est assurée pour couvrir les conséquences de sa responsabilité civile professionnelle.

La responsabilité de Dokos SAS est limitée à une obligation de moyens, sauf stipulation contraire expresse. En aucun cas, Dokos SAS ne pourra être tenue responsable des dommages indirects, tels que la perte de chiffre d’affaires ou de clientèle.

Dans la limite autorisée par la loi, la responsabilité globale de chaque partie, ainsi que de ses filiales, découlant ou liée au présent Contrat ne dépassera pas 50% du montant total réglé par le Client en vertu du présent Contrat au cours des 12 mois précédant la date de l'événement donnant lieu à une telle réclamation. Des réclamations multiples n'augmenteront pas cette limite.

Les parties et leurs filiales ne pourront en aucun cas être tenues responsables des dommages indirects, spéciaux, accessoires ou consécutifs de quelque nature que ce soit, y compris, mais sans s'y limiter, la perte de revenus, perte de profits, perte d’économies, perte commerciale ou toute autre perte financière, les coûts relatifs à l'arrêt ou au retard, la perte ou altération des données, découlant ou en relation avec le présent Contrat, quelle que soit la forme de l'action, qu'elle soit fondée sur une obligation contractuelle, délictuelle (y compris la stricte négligence) ou fondée sur toute autre règle de droit ou d'équité, même si la partie ou ses filiales ont été informées du risque de tels dommages, ou si le recours proposé par la partie ou ses filiales n'atteint pas son but essentiel.

Les Parties sont assurées pour les conséquences de leur responsabilité civile au titre du Contrat cas où elle serait engagée à la suite d'une faute dans l'exécution des Prestations.

• Dokos SAS s'engage à justifier de cette assurance à la première demande écrite du Client.
• Dokos SAS s'engage à apporter à sa mission toute la diligence nécessaire et en se conformant aux usages de la profession.
• Pour l’exécution des Prestations, Dokos SAS est tenue à une obligation de moyens à l’exclusion de toute autre.
• Il est expressément convenu que le Client ne peut engager la responsabilité de Dokos SAS que pendant un délai d’un (1) an à compter du fait générateur du dommage allégué.

Dokos SAS ne saurait être responsable :

• de la faute, négligence, omission et/ou défaillance du Client, notamment dans la transmission à Dokos SAS des données et/ou des programmes informatiques fournis, mauvaise utilisation de ses matériels ou logiciels, formation insuffisante de son personnel, non-respect des conseils donnés, etc. et causant en totalité le préjudice subi par le Client ;
• de la force majeure, événements et/ou incidents définis par l’article 1218 du Code civil indépendants de la volonté de Dokos SAS, au sens de la jurisprudence des cours et tribunaux français, tels que visés au paragraphe « Force majeure » ci- après.
• de la faute, négligence ou omission d'un tiers, d’un partenaire Dokos autre que ses éventuels sous-traitants sur lequel Dokos SAS n'a aucun pouvoir de contrôle et de surveillance, répondant à la définition légale du fait d'un tiers ;
• de l'utilisation faite par le Client, des résultats des Logiciels et/ou Prestations, en particulier contraires aux termes du Contrat, sauf si cette responsabilité résulte d'une mauvaise exécution des Prestations par Dokos SAS ;
• du contenu de l’ensemble des informations et/ou données qui lui sont remises par le Client ;
• de la disponibilité, du fonctionnement irrégulier ou régulier, du dysfonctionnement ou de la maintenance des applications du Client, des systèmes d’information du Client, ainsi que des matériels, logiciels, systèmes de télécommunication, réseaux ou de tout autre système tiers utilisé par le Client ou fourni par un tiers pour l’utilisation des Prestations et/ou des Logiciels qui n’entrent pas dans le périmètre du Contrat dans la limite desdites interventions et/ou suivant des interventions du Client et/ou de tiers sur ledit périmètre ;
• de l’interruption par Dokos SAS de la fourniture de tout ou partie des Prestations du fait du non-respect par le Client de ses obligations contractuelles prévues au Contrat et/ou en cas de demande d’une autorité compétente ;
• de destruction partielle ou totale des informations transmises et/ou stockées à la suite d’erreurs imputables directement et/ou indirectement au Client ;
• de manière générale de l’utilisation faite par le Client du résultat des Prestations et des conséquences de l’exploitation du résultat des Prestations concernant ses choix en matière de gestion de ses systèmes d’information.

Dokos SAS ne prend d’engagement contractuel que vis-à-vis du Client et ne prend aucun engagement vis-à-vis des tiers.

La responsabilité de Dokos Sas ne peut être engagée qu’en réparation d’un préjudice réel, personnel et certain, subi par le Client, à l’exclusion de tout préjudice indirect tels que la perte de chiffre d’affaires, de Clientèle, de préjudice d’image subi par le Client en raison de l’exécution ou de l’inexécution du Contrat, que la possibilité de tels dommages ait pu être raisonnablement prévue ou non dans le cadre du contrat.

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10 – CONFIDENTIALITÉ – SECRET PROFESSIONNEL – LOCALISATION ET SÉCURITÉ PHYSIQUE DES INFRASTRUCTURES ET DU SERVICE

Au sein du présent accord, sont considérées comme confidentielles toutes les informations orales ou écrites, transmises sous forme de

données, de documents, ou toute autre forme, hébergées, obtenues ou produites, dont Dokos SAS a ou aurait connaissance, dans le cadre de l'exécution de la prestation, quel que soit le périmètre de la prestation d’hébergement.

Dokos SAS s'engage :

• à respecter la confidentialité des données hébergées, transmises ou produites ;
• à tenir pour strictement confidentielles, à ne pas publier, ni divulguer ces informations à des tiers, y compris ses filiales ou les entreprises liées à lui par des intérêts financiers ;
• à n'utiliser lesdites informations que dans le cadre strictement défini pour la prestation, à l'exception de toute autre utilisation ;
• à ne communiquer lesdites informations qu'aux seules personnes physiques ou morales qui auraient directement besoin de les connaître dans le cadre de l'exécution du service : dans ce cas, Dokos SAS devra informer lesdites personnes du caractère strictement confidentiel desdites informations et obtiendra d'elles un engagement au respect de la présente confidentialité.

Dokos SAS ne divulgue aucune information relative à la prestation à des tiers, sauf autorisation formelle et écrite du Client.

Dokos SAS s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires au respect de la présente obligation de confidentialité par ses propres salariés, sous-traitants et ayants droits. Le cas échéant, les données transmises à des tiers sont protégées en confidentialité, conformément à leur niveau de sensibilité ou de classification.

Les bases de données des clients sont hébergées par l’intermédiaire de Hetzner GmbH ( ALLEMAGNE ) et/ou OVH SAS ( FRANCE ) au sein de l'Union Européenne.

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11– FORCE MAJEURE

Aucune des parties ne sera tenue pour responsable envers l'autre partie de tout retard ou manquement d'exécution en vertu du présent Contrat, si ce manquement ou retard est causé par une réglementation gouvernementale, un incendie, une grève, une guerre, une inondation, un accident, une épidémie, un embargo, la saisie d'une usine ou d'un produit dans son intégralité ou en partie par un gouvernement ou une autorité publique, ou toute (s) autre (s) cause (s), qu’elle (s) soit (soient) de nature similaire ou différente, pour autant que cette cause soit hors du contrôle raisonnable de la partie concernée, et tant qu'une telle cause existe.

Le cas de force majeure suspend les obligations nées du contrat pendant toute la durée de son existence. Toutefois, si le cas de force majeure avait une durée d'existence supérieure à 30 jours consécutifs, il ouvrirait droit à la résiliation de plein droit du présent contrat par l'une ou l'autre des parties huit jours après l'envoi d'une lettre recommandée avec avis de réception notifiant cette décision.

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12 – CONDITIONS D’EXPLOITATION

Le Client reconnaît par les présentes que les fluctuations de la bande passante et les aléas du fournisseur d’accès sont des éléments pouvant entraîner une discontinuité dans les prestations offertes par Dokos Sas, et extérieures à ses moyens techniques.

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13 – OBLIGATIONS DU CLIENT

13.1. – Information – Collaboration

Le Client s’engage :

• Communiquer en temps utile à Dokos Sas toute information et document de toute nature nécessaire à l'exécution de ses Prestations.
• Contrôler l’exactitude des informations et données fournies à Dokos SAS.
• Effectuer l’ensemble des formalités qui lui incombent sur un plan légal et réglementaire et notamment au titre de l’exploitation de fichiers et données dont il est propriétaire.
• En concertation avec Dokos SAS, à favoriser la bonne coopération entre les collaborateurs de Dokos SAS et l’ensemble de son personnel concerné.
• À honorer ses factures dans les délais prévus au Contrat.

13.2 – Dommages et préjudices directs ou indirects

Le Client est le seul responsable des dommages et préjudices directs ou indirects, matériels ou immatériels du fait de son utilisation du service d’hébergement et s’engage à indemniser Dokos SAS contre toute demande, réclamation et/ou condamnation à des dommages et intérêts, dont Dokos Sas pourrait être l’objet dès lors que celles-ci auraient pour cause l’utilisation par le Client du service fourni.

13.3 – Contenu du/des sites internet

Le Client est le producteur et le représentant légal des données de toute nature stockées et diffusées sur son service et s’engage à disposer de toutes les autorisations nécessaires pour leur stockage et leur diffusion.

Le Client reconnaît assumer seul la responsabilité éditoriale prévue par la loi du 30 Septembre 1986 relative à la liberté de la communication audiovisuelle et s’engage à satisfaire à l’obligation de déclaration préalable prévue par ladite loi et le décret du 17 Avril 1987.

Le Client s’oblige à procéder à toute déclaration de traitement d’informations nominatives telles que prévues par la loi « informatique, fichiers et liberté du 6 Janvier 1978 et, plus généralement, à satisfaire aux obligations édictées par ladite loi, notamment en assurant la sécurité de ces données.

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14 – LOI APPLICABLE – COMPETENCE JURIDICTIONNELLE

Le Contrat est soumis au droit français.

Tout différend pouvant naître entre les Parties à propos de la validité, de l’interprétation, de l’exécution ou, plus généralement, du Contrat, compétence expresse et exclusive est attribuée au Tribunal compétent du ressort de Nancy.

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15 – CESSION

En raison de son caractère intuitu personae, le Contrat d’Hébergement ne peut faire l'objet d'une cession sans l'accord préalable et écrit de l'autre Partie.

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16– ELECTION DE DOMICILE

Les deux Parties font élection de leur domicile à leur adresse indiquée dans le Contrat. Tout changement de domiciliation ne sera

opposable à l'autre Partie qu'à la condition de lui avoir été notifié.

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Annexes

Annexe 1 : Garanties de Niveau de Service (SLA - Service Level Agreement)

1. Objet de l'Annexe

La présente annexe définit les engagements de Dokos SAS en matière de niveau de service dans le cadre de l'utilisation du logiciel de gestion Dokos (ci-après, le « Service »). Elle précise les garanties offertes concernant l’accès prioritaire au support technique et les délais de réponse et de résolution des anomalies bloquantes/critiques, majeures et mineures.

2. Définitions

• Anomalie Bloquante : Toute défaillance du Service rendant impossible son utilisation ou empêchant une fonctionnalité essentielle de fonctionner, sans solution de contournement.
• Anomalie Majeure : Dysfonctionnement affectant significativement le fonctionnement du Service sans le rendre totalement inutilisable, mais nécessitant une intervention rapide.
• Anomalie Mineure : Dysfonctionnement ou imperfection n’affectant pas de manière significative le fonctionnement global du service ou la disponibilité des fonctionnalités principales

Le classement de l’anomalie reste à la discrétion de l’équipe Dokos. 

• Support Prioritaire : Accès prioritaire aux équipes de support de Dokos SAS pour les clients bénéficiant des garanties de niveau de service.

3. Support Prioritaire

Un support fonctionnel prioritaire à destination des utilisateurs, consistant à apporter des réponses aux questions d’usage et une aide à l’utilisation du logiciel via notre plateforme de support. Il est limité à 2 utilisateurs pour le site. Ceux-ci serviront d’utilisateurs centraux et auront une vision globale sur l’usage qui en est fait. Ce service n’implique pas d’intervention dans le logiciel, même à la demande des utilisateurs. Ce n’est pas non plus un service de formation des utilisateurs/rices ou de consulting. 

Le support est disponible pendant les heures ouvrées, du lundi au vendredi, de 9h à 18h.

4. Temps d’intervention et de Résolution

Le délai d’intervention correspond au temps écoulé entre la réception d'une demande de support par Dokos Sas et la prise en charge de cette demande par une personne compétente.

Le délai de résolution correspond au temps nécessaire pour corriger l'anomalie ou fournir une solution de contournement permettant de rétablir le fonctionnement normal du Service.

Plage de service garanti: Lundi-Vendredi 8h-20h

Garanties de Niveau de Service Niveau 1 : #default

Garanties de Niveau de Service Niveau 2 : #default

Dans tous les cas, Dokos SAS s'engage à informer le client de l'état d'avancement de la résolution à intervalles réguliers.

5. Exclusions

Les garanties mentionnées dans cette annexe ne s'appliquent pas dans les cas suivants :

• Les interruptions de service dues à des causes extérieures à Dokos Sas, telles que des défaillances de prestataires tiers ou des problèmes liés à l'infrastructure du client.
• Les maintenances programmées pour lesquelles le client a été informé avec un préavis de 7 jours.
• Les dysfonctionnements dus à une mauvaise utilisation du Service ou à des modifications non autorisées par Dokos Sas.