Dernière mise à jour: 1^er Janvier 2024

La protection de vos données sur dokos.io et quand vous utilisez nos services

DOKOS SAS offre de nombreux services pour vous aider à gérer votre entreprise, dont une plateforme qui héberge vos propres bases de données Dokos. Dans le cadre de ces services, nous collectons des données sur vous et votre entreprise. Ces données sont non seulement essentielles pour faire fonctionner nos services, mais aussi critiques pour leur sécurité et celle de tous nos utilisateurs.

Cette politique de confidentialité explique quelles informations sont collectées, pourquoi elles sont collectées et comment nous les utilisons.

Information collectée

La plupart des données personnelles que nous collections sont fournies directement par nos utilisateurs lorsqu'ils s'enregistrent et utilisent nos services. Les autres données sont collectées en enregistrant les interactions avec nos services.

Données des comptes et des contacts: Lorsque vous vous enregistrez sur notre site web pour souscrire à l'un de nos services (Essai gratuit ou service d'hébergement Dokos), ou remplissez l'un de nos formulaires de contact, vous nous donnez volontairement certaines informations. Celles-ci incluent généralement votre nom, nom de société, adresse email, et parfois votre numéro de téléphone, votre adresse postale (quand une facture est nécessaire) ainsi qu'un mot de passe personnel pour accéder à notre plateforme en ligne.

Nous n'enregistrons jamais aucune information de carte de crédit et utilisons toujours des fournisseurs de paiement de confiance, en conformité avec les règles PCI-DSS, pour le traitement des cartes bancaires, pour les paiement uniques ou récurrents.

Données des candidatures: Lorsque vous postulez pour un poste sur notre site web ou via une agence de recrutement, nous collectons généralement vos informations de contact (nom, email, téléphone), et toute information que vous décidez de partager avec nous, dans votre lettre de motivation ou Curriculum Vitae. Si nous décidons de vous envoyer une proposition d'embauche, nous vous demanderons également de nous fournir des détails additionnels, pour pouvoir remplir nos obligations légales et nos besoins pour la gestion du personnel.

Nous ne vous demanderons pas de fournir des informations qui ne sont pas nécessaire au processus de recrutement. En particulier, nous ne collectons jamais d'information concernant vos origines, vos opinions politiques, vos opinions religieuses, votre appartenance à un syndicat ou votre vie sexuelle.

Données du navigateur: Lorsque vous visitez notre site web et accédez à nos services en ligne, nous détectons et enregistrons la langue de votre navigateur et votre géolocalisation, dans le but de personnaliser votre expérience en fonction de votre pays et de votre langue. Nos serveurs enregistrent également passivement les informations envoyées par votre navigateur, pour des raisons statistiques, de sécurité et légales: votre adresse IP, la date et l'heure de votre visite, la version de votre navigateur et sa plateforme, et la page web qui vous a envoyé sur notre site.

Base de donnée client: Lorsque vous souscrivez à l'un de nos services et créez votre propre base de données Dokos (par exemple en démarrant un essai gratuit), toute information ou contenu que vous soumettez ou téléchargez dans votre base de donnée est le votre, et vous le contrôlez entièrement.

Ces données incluent souvent des informations personnelles, par exemple: la liste de vos employés, vos clients et contacts, vos messages, images, vidéos, etc…

Nous collectons ces données uniquement en votre nom, et vous conservez toujours la propriété et le contrôle complet de ces données.

Comment utilisons nous cette information

Données des comptes et des contacts: Nous utilisons vos informations de contact afin de fournir nos services, répondre à vos demandes et pour des raisons de facturation et de gestion des comptes. Nous pouvons également utiliser cette information à des fins marketing ou de communication (nos messages marketing permettent toujours de se désinscrire à n'importe quel moment). Nous utilisons aussi ces données de manière agrégée/anonymisée afin d'analyser l'utilisation du service.

Données des candidatures: Nous n'utilisons ces données que dans le cadre de notre processus de recrutement, afin d'évaluer et suivre votre candidature, et dans le cadre de la préparation de votre contrat, si nous décidons de vous envoyer une proposition d'embauche. Vous pouvez nous contacter à n'importe quel moment pour demander la suppression de vos informations.

Données du navigateur: Ces données enregistrées automatiquement sont analysées anonymement afin de maintenir et améliorer nos services.

Base de donnée client: Nous collectons et traitons ces données en votre nom, afin de fournir les services auxquels vous avez souscrit, et sur la base des instructions que nous avez explicitement données lorsque vous vous êtes inscrit et avez configurez vos services et votre base de donnée.
Notre équipe support et nos ingénieurs peuvent accéder à ces informations de manière limitée et raisonnable afin de résoudre tout problème avec nos services, ou sur demande expresse de votre part afin de fournir un support, ou sur obligation légale.

A ce titre, Dokos SAS a un rôle de sous-traitant des données à caractères personnelles stockées dans les bases de données de ses clients et le propriétaire de la base de données est le responsable du traitement.

Accéder, Modifier ou Supprimer vos Informations Personnelles

Données des comptes et des contacts: Vous avez le droit d'accéder et de mettre à jour les données personnelles que vous nous avez communiqué. Vous pouvez faire cela en vous connectant à votre compte personnel sur dokos.io. Si vous souhaitez supprimer votre compte ou vos informations personnelles de manière permanente pour une raison légitime, veuillez contacter "help@dokos.io" pour en faire la demande. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour supprimer vos données de manière permanente, à l'exception de celles que nous sommes contraints de conserver pour des raisons légales (généralement pour des raisons administratives, de facturation ou de déclaration de taxes).

Données des candidatures: Vous pouvez nous contacter à n'importe quel moment pour demander un accès, une modification ou la suppression des données liées à votre candidature. La manière la plus simple est de répondre au dernier message échangé avec notre équipe de ressources humaines.

Base de donnée client: Vous pouvez traiter les données collectées dans vos bases de données hébergées par DOKOS SAS à n'importe quel moment, en utilisant vos identifiants d'administration. Cela inclut la modification et la suppression de toute donnée personnelle stockée dans ces bases de données.

A n'importe quel moment, vous pouvez exporter une sauvegarde complète de votre base de donnée via votre logiciel hébergé, afin de la transférer, ou pour gérer vos propres sauvegardes/archives. Vous êtes responsable du traitement de ces données conformément aux lois en vigueur sur la protection des données.

Vous pouvez également demander la suppression de la base de donnée complète à n'importe quel moment.

Période de conservation de sécurité: Nous gardons une copie de vos données dans nos sauvegardes pour des raisons de sécurité, même après qu'elles soient supprimées de nos systèmes en production. Ces données sont supprimées de manière permanente après la période de conservation de sécurité. (Pour plus de détails concernant la période de sécurité, voir les conditions générales de nos services et la section concernant la conservation des données ci-dessous).

Sécurité

Nous sommes conscients de l'importance et de la confidentialité de vos données, et nous prenons un grand nombre de mesures pour nous assurer que cette information est traitée de manière sécurisée, conservée et préservée de toute perte de donnée et accès non autorisé. Veuillez nous contacter pour en savoir plus sur nos mesures de sécurité.

Fournisseurs de services externes

Afin de soutenir nos activités, nous nous appuyons sur plusieurs fournisseurs de services. Ils nous aident avec différents services, comme le traitement des paiement, l'analyse de l'audience web, l'hébergement cloud, le marketing et la communication, etc.

Lorsque nous partageons des données avec ces fournisseurs de service, nous nous assurons qu'ils les traite en conformité avec les lois concernant la protection des données, et que ce traitement qu'ils réalisent pour nous est limité à notre besoin spécifique et couvert par un contrat de traitement des données spécifique.

Voici la liste des fournisseurs de service avec lesquels nous travaillons actuellement, la raison de leur utilisation et les types de données nous partageons avec eux.

Fournisseur de Service	Raison	Données Partagées
Stripe (Conformité PCI-DSS) Sécurité & Confidentialité	Traitement des paiements sur dokos.io	Partagé avec Stripe: Détails des commandes (montant, description, référence), Nom et email des clients Enregistré uniquement par Stripe: Information de carte de crédit
GoCardless Ltd Sécurité & Confidentialité	Traitement des paiements sur dokos.io	Partagé avec GoCardless: Détails des commandes (montant, description, référence), Nom et email des clients Enregistré uniquement par GoCardless: Information de mandats SEPA
Hetzner GmbH Sécurité&Confidentialité	Infrastructure et hébergement	Hébergé chez Hetzner GmbH: Données de production de dokos.io et ses services affiliés, dont les bases de données clients.
OVHcloud Sécurité&Confidentialité	Infrastructure et hébergement	Hébergé chez OVHcloud GmbH: Données de production de dokos.io et ses services affiliés, dont les bases de données clients.

Conservation des données

Données des comptes et des contacts: Nous conservons ces données seulement pour la durée nécessaire au besoin pour lequel elles ont été collectées, comme indiqué dans ce document, incluant toute période de conservation légale, ou pour la durée nécessaire à la promotion légitime et raisonnable de nos produits et services.

Données des candidatures: Si nous ne vous embauchons pas, nous pouvons garder vos informations pour une durée maximale de 2 ans afin de vous recontacter pour une proposition d'embauche future, à moins que vous vous y opposiez. Si nous vous embauchons, vos informations personnelles seront conservées pendant toute la durée de votre contrat et par la suite, pendant la période légale de conservation qui s'applique au pays dans lequel vous avez été embauché.

Données du navigateur: Nous ne conservons ces données que pour une période de temps courte, en générale 2 mois, sauf si nous avons besoin de les conserver en relation avec un problème légitime lié à la sécurité ou à la performance de nos services, ou si une raison légale nous impose de les conserver.

Bases de données client: Nous ne conservons ces données qu'aussi longtemps que nécessaire pour fournir les services auxquels vous avez souscrit. Pour les bases de données hébergées sur le Cloud Dokos, si vous annulez votre inscription, votre base de données est désactivée pendant 4 semaines (période de grâce pendant laquelle vous pouvez changer d'avis) et ensuite détruite.

Période de conservation de sécurité:

Nous essayons toujours de préserver vos données de toute suppression accidentelle ou malveillante. Il en résulte, qu'après la suppression de toute information personnelle (Données de comptes & contacts) de notre base de donnée à votre demande, ou après la suppression de toute information personnelle de votre base de donnée (Base de donnée client), ou si vous supprimez votre base de donnée complète, ce n'est pas immédiatement supprimé de nos systèmes de sauvegarde, qui sont sécurisés et inaltérables. Les données personnelles peuvent rester dans ces systèmes de sauvegarde jusqu'à 12 mois avant d'être automatiquement détruites.

Nous nous engageons à ne pas utiliser ces copies de sauvegarde de vos données supprimées sous aucun prétexte, à l'exception de la conservation de l'intégrité de nos sauvegardes, sauf si la loi nous y oblige.

Transfert de données

Localisation de l'hébergement: Les bases de données client sont hébergées dans les data center Dokos dans les pays suivants: France et Allemagne.

Localisation des sauvegardes: Les sauvegardes sont répliquées sur plusieurs zones de disponibilité afin de respecter nos objectifs de plan de reprise d'activité, et sont localisées dans les pays suivants: France et Allemagne

Echange avec des tiers

A l'exception des échanges explicitement mentionnés ci-dessus, nous ne vendons pas, n'échangeons pas et ne transférons pas vos données personnelles à des tiers.

Politique de cookies

Les Cookies sont de petits morceaux d'information envoyés par nos serveurs sur votre ordinateur ou appareil lorsque vous accédez à nos services, et qui sont uniques pour vous. Ils sont stockés dans votre navigateur et envoyés à nouveau à nos serveurs plus tard pour que nous puissions vous fournir du contenu contextuel. Nous les utilisons pour accompagner vos activités sur notre site, par exemple votre session (pour que vous n'ayez pas à vous enregistrer à nouveau) ou votre panier d'achat.

Les cookies sont aussi utilisés pour nous aider à comprendre vos préférences sur la base de votre activité courante ou précédente sur notre site web (les pages que vous avez visité), votre langue et votre pays, qui nous permettent de vous fournir un service amélioré. Nous utilisons aussi les cookies pour nous aider à compiler des données agrégées sur le trafic et les interactions avec notre site afin d'offrir une meilleure expérience et de meilleurs outils à l'avenir.

Vous pouvez choisir d'être alerté par votre navigateur à chaque fois qu'un cookie est envoyé, ou de supprimer tous vos cookies. Chaque navigateur est différent, donc regardez dans le menu d'aide du navigateur pour apprendre comment modifier correctement vos cookies, ou utilisez les liens ci-dessous.

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• Firefox: https://support.mozilla.org/products/firefox/cookies
• Opera: http://www.opera.com/help/tutorials/security/cookies/

Nous ne supportons pas les signaux "Do Not Track" pour le moment, car il n'existe pas de standard de conformité.

Mise à jour de la politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps en temps, afin de la clarifier, ou pour être en conformité avec les obligations légales. La mention "Dernière mise à jour" en en-tête de cette politique indique la dernière révision, qui est également la date de changement effective de ces changements. Si vous continuez à utiliser nos services après ces changements, vous acceptez notre politique mise à jour.

Nous contacter

Si vous avez la moindre question concernant cette politique de confidentialité, ou tout autre question sur vos données personnelles, veuillez envoyer un email à "help@dokos.io" ou nous contacter à l'adresse:

Dokos SAS
7B Allée Neuve
54520 Eu
France